Organisation der Flüchtlingsunterstützung

Im Umfeld von Asylunterkünften bilden sich häufig Ehrenamtsinitiativen, die es sich zur Aufgabe machen, den Geflüchteten vor Ort spontan und unbürokratisch zu helfen. Manche dieser Initiativen sind als eingetragene, gemeinnützige Vereine organisiert, andere agieren in rechtlich unselbständigen Strukturen bzw. sind an einen Wohlfahrtsverband oder eine Kirchengemeinde angegliedert. Der folgende Text beschreibt die Rahmenbedingungen ehrenamtlichen Engagements.

Zum Begriff „Ehrenamt“

Ehrenamtliches Engagement zeichnet sich dadurch aus, dass es „freiwillig geschieht, für Dritte und mit einem gewissen Grad an Organisiertheit stattfindet, der Allgemeinheit dient und nicht auf die Erzielung eines finanziellen Gewinns gerichtet ist“ (Diakonisches Werk, März 2016: Geld und Ehre?). Ehrenamtliches Engagement unterscheidet sich grundlegend von hauptamtlichem Engagement. So sind Ehrenamtliche nicht weisungsgebunden, teilweise werden grundlegende Aspekte des freiwilligen Engagements jedoch in einer schriftlichen Vereinbarung niedergelegt. Statt einer verbindlichen Aufgabenbeschreibung, wie sie bei Hauptamtlichen üblich ist, handeln Ehrenamtliche im Kontext einer freiwilligen Selbstverpflichtung und können sich ihre Zeit grundsätzlich frei einteilen. Dies kann Fluch und Segen gleichermaßen sein: Einerseits kann man sich Aufgaben selbst aussuchen und diese dann erledigen, wann man möchte und Kapazitäten hat; andererseits ist im Flüchtlingsbereich Vieles sehr dringend und die Bedürfnisse der Geflüchteten sehr vielfältig, sodass die Gefahr besteht, dass Ehrenamtliche sich selbst durch ein Zuviel an Aufgaben überfordern.

Organisationsformen des Ehrenamts

Ehrenamtliches Engagement kann auf ganz unterschiedliche Art und Weise organisiert werden. So gibt es Arbeitskreise (meist mit einer überschaubaren Zahl an Mitgliedern), die sich regelmäßig in der Gesamtgruppe treffen und darin alle relevanten Themen besprechen und gemeinsame Beschlüsse fassen. Häufig – insbesondere, wenn die Ehrenamtsinitiative eine Vielzahl an Mitgliedern umfasst –  bilden sich thematische Untergruppen (z. B. Deutschunterricht, Arbeit und Ausbildung, Begleitung und Betreuung, Freizeitaktivitäten, Vorbereitung auf die Anhörung), die sich intern intensiv abstimmen und ggf. eine/n VertreterIn zur Vorstellung des aktuellen Standes in die Vollversammlung entsenden. In größeren Städten bilden sich häufig in den einzelnen Stadtteilen eigene Arbeitskreise, die dann teilweise losgelöst voneinander agieren, sich teilweise aber auch eng miteinander abstimmen (z. B. zur Planung stadtweiter Aktionen), etwa in einem übergeordneten Lenkungskreis.

Rechtliche Rahmenbedingungen von ehrenamtlichem Engagement

Es gibt einige Aufgaben in der Flüchtlingsunterstützung, die nur Fachleute erbringen können und dürfen. Dies betrifft insbesondere rechtliche einzelfallbezogene Tätigkeiten, die unter das Rechtsdienstleistungsgesetz fallen. Darin ist grundsätzlich festgelegt, dass juristische Laien eine rechtliche Hilfestellung nur unter Anleitung von VolljuristInnen (Personen mit zweitem juristischen Staatsexamen) leisten dürfen. In der Regel bedeutet dies für Ehrenamtliche, dass sie Beratungsstellen und AnwältInnen zuarbeiten, indem sie z. B. Informationen zum Asylverfahren (z. B. Länderinformationen) sammeln und aufbereiten. In einigen Regionen gibt es jedoch keine ausgeprägte Infrastruktur an Beratungsangeboten, sodass Ehrenamtliche zwangsläufig AnsprechpartnerInnen für rechtliche Fragen werden. In solchen Fällen ist es nötig, sich intensiv mit Fachleuten zu vernetzen und sich aktiv für einen Ausbau der Beratungsstruktur einzusetzen. Wir leisten hier gerne Hilfestellung.

Durch das ehrenamtliche Engagement erhält man zwangsläufig Daten und Informationen über die Geflüchteten, für die man sich einsetzt. In der Kommunikation mit Behörden und Organisationen, aber auch im privaten Raum, ist darauf zu achten, dass mit diesen Daten verantwortungsvoll umgegangen wird. Dies ist auch der Grund, weshalb Behörden (z. B. die Jobcenter) für Auskünfte an Ehrenamtliche eine Vollmacht anfordern.

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Ehrenamtskoordination

Unabhängig von der Organisationsform besteht für alle Arbeitskreise die Notwendigkeit, die Arbeit ihrer Mitglieder zu koordinieren. Diese Notwendigkeit folgt aus der Tatsache, dass (Ehrenamts-)Zeit begrenzt ist und die HelferInnen die unterschiedlichsten Kenntnisse und Begabungen mitbringen.

Obwohl viele FlüchtlingsunterstützerInnen hochmotiviert sind, kann deren zeitliches Engagement nur begrenzt bleiben und nicht alle Ehrenamtlichen können und wollen – selbst im Rahmen ihrer zeitlichen Möglichkeiten – alle anfallenden Aufgaben übernehmen. Die zur Verfügung stehenden Ehrenamtsstunden sollten daher möglichst effektiv genutzt werden. Eine gute Ehrenamtskoordination kann dazu beitragen, dass einerseits wichtige Aufgaben tatsächlich sachgerecht erledigt werden und andererseits die Motivation der Ehrenamtlichen erhalten bleibt. Nur wer seine ehrenamtliche Arbeit als sinnvoll erlebt und sich weder inhaltlich noch zeitlich überfordert fühlt, wird auf lange Sicht das Engagement aufrecht erhalten wollen.

Die Ehrenamtskoordination hat folglich die wichtigen Aufgaben,

  • jeder helfenden Person eine für sie passende Aufgabe in einem für sie erträglichen zeitlichen Umfang zu finden,
  • ggf. für zusätzliche Unterstützung durch die Akquise weiterer HelferInnen zu sorgen,
  • und gleichzeitig zu vermeiden, dass mehrere HelferInnen sich unnötigerweise mit derselben Aufgabe beschäftigen.

Die klare Zuweisung einer Aufgabe an eine Person hat darüber hinaus den Vorteil, dass den Flüchtlingen für ihre verschiedenen Anliegen jeweils konkrete AnsprechpartnerInnen benannt werden können und den Behörden, RechtsanwältInnen, ÄrztInnen und anderen Beteiligten Anfragen mehrerer Ehrenamtlicher zur selben Sache erspart bleiben.

Eine gute Ehrenamtskoordination

  • schätzt das Engagement der HelferInnen,
  • lässt Freiräume,
  • erkennt Fähigkeiten,
  • sucht bei Bedarf das Gespräch
  • und kümmert sich um das Befinden der Flüchtlinge und der Ehrenamtlichen.

Ideal für die Koordination einer Ehrenamtsinitiative ist ein Team aus zwei bis drei Ehrenamtlichen, die Freude daran haben, Verantwortung zu übernehmen, ein Netzwerk aufzubauen und persönliche Kontakte zu bereits bestehenden Netzwerken, wie z. B. der Kirchen, Vereine und Schulen, zu pflegen. Geradezu unersetzlich sind vor allem Kontakte zu Menschen, die im Bedarfsfall spontan bereit sind zu helfen.

Hilfreich für das Zusammenbringen von Bedarf und Ehrenamt sind Informationsveranstaltungen vor Ort, möglichst in Kooperation mit bestehenden Einrichtungen und Institutionen, sowie die Erfassung der HelferInnen mittels eines Fragebogens, der die Kontaktdaten und die individuellen Möglichkeiten der HelferInnen erfasst (siehe Fragebogen-Muster).

Ehrenamtskoordination muss jedoch nicht immer von Ehrenamtlichen selbst übernommen werden. Landkreise, Städte und Gemeinden oder die Träger der freien Wohlfahrtspflege bieten flächendeckend hauptamtliche AnsprechpartnerInnen für die Koordination ehrenamtlicher Flüchtlingsarbeit an. Für Personen, die sich gerne in der Flüchtlingshilfe engagieren möchten, aber noch keine konkreten Vorstellungen über das Wie und Wo haben, sind diese Koordinationsstellen als erste Anlaufstelle äußerst nützlich, zumal sie über die entsprechenden Internetportale problemlos kontaktiert werden können. Dort können auch wertvolle Informationen zu regionalen Sprachkursen, Freizeitangeboten, Fortbildungsveranstaltungen, dem Zugang zum Arbeitsmarkt oder zu Ausbildungsplätzen, zu ehrenamtlich arbeitenden DolmetscherInnen, zu kostenlosem Unterrichtsmaterial usw. eingeholt werden.

Die hauptamtlichen EhrenamtskoordinatorInnen kennen die Ehrenamtsinitiativen, die in den Einrichtungen in ihrem Zuständigkeitsbereich aktiv sind, und vermitteln Interessierte gerne weiter. Einige Initiativen ebenso wie die AnsprechpartnerInnen des Staates und der freien Wohlfahrtspflege sind auf der Homepage des Flüchtlingsrates Baden-Württemberg zu finden.

Welche persönlichen Hilfestellungen und individuellen Angebote Geflüchtete im Einzefall tatsächlich benötigen, wissen in der Regel die zuständigen SozialarbeiterInnen und die Ehrenamtlichen, die regelmäßig Kontakt zu den Geflüchteten haben, insbesondere HelferInnen, die eine Patenschaft übernommen haben. Viele dieser Hilfen sind langfristig planbar und können sowohl von hauptamtlichen als auch von ehrenamtlichen FlüchtlingshelferInnen organisiert werden. Unvorhersehbare Situationen und Notfälle halten sich jedoch nicht an die Arbeitszeiten der hauptamtlichen SozialarbeiterInnen und an die Öffnungszeiten der Landratsämter und Rathäuser. Hier bewährt sich vor allem das Ehrenamt und stellt es gleichzeitig vor die Herausforderung, sich ggf. abgrenzen und vor Ausnutzung oder Selbstausbeutung schützen zu können. Auch hierfür hat eine gute Ehrenamtskoordination Sorge zu tragen.

Vereinsgründung

Einige Arbeitskreise stehen vor der Frage, ob sie einen Verein gründen wollen oder nicht. Mögliche Vorteile einer Vereinsgründung können sein:

  • Eine als Verein organisierte Initiative kann Spendenbescheinigungen ausstellen. Dies ist häufig einem systematischen Fundraising zuträglich, da SpenderInnen häufig aus steuerlichen Gründen Spendenbescheinigungen wünschen.
  • Als Verein aufzutreten, kann die Wahrnehmung eines Arbeitskreises als eigenständiger Akteur – auch im politischen Kontext – stärken.
  • Bei der Vereinsgründung muss man sich über die Ziele, Strukturen und Rahmenbedingungen der ehrenamtlichen Initiative klarwerden und diese in einer Satzung zumindest in Grundzügen festschreiben. Dies bietet – auch für neueinsteigende HelferInnen – einen Rahmen für das ehrenamtliche Engagement und kann somit zu dessen Zielgerichtetheit beitragen.
  • Durch die Organisationsform als Verein haben Ehrenamtliche auch in Bezug auf Haftungs- und Versicherungsfragen einen klaren Rahmen.

Eine Vereinsgründung geht mit etwas Bürokratie einher. Es gilt eine Mindestmitgliedzahl von sieben Personen. Außerdem muss eine Vereinssatzung auf Deutsch abgefasst werden, die von mindestens sieben Mitgliedern unterzeichnet ist. Darin müssen der Zweck, Name und Sitz des Vereins festgehalten und weitere Fragen zur Organisation (Eintritt/Austritt, Vorstand, Mitgliederversammlung usw.) geklärt werden. Für die Eintragung ins Vereinsregister fallen Kosten in Höhe von 90 bis 140 € an.

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Finanzierung

Für Arbeitskreise und auch einzelne Ehrenamtliche stellt sich die Frage, wie die eigenen Auslagen erstattet bzw. Gelder für die Flüchtlingsunterstützung (z. B. Kosten für die Rechtsvertretung) akquiriert werden können. Grundsätzlich wird ehrenamtliches Engagement nicht vergütet. Ehrenamtliche, die an einen Wohlfahrtsverband oder eine Kirchengemeinde angegliedert sind, erhalten jedoch teilweise Aufwandsentschädigungen oder die sog. Ehrenamtspauschale (720 €/Jahr) bzw. Übungsleiterpauschale (2.400 €/Jahr). In Fällen, in denen dies nicht zutrifft, jedoch Kosten anfallen, lohnt es sich nachzufragen, ob eine Auslagenerstattung (z. B. Benzinkosten bei Fahrdiensten) vonseiten der Organisation möglich ist. Dies kann auch pauschal (ohne Auflistung) bis zu maximal 154 € pro Monat erfolgen. Für größere Projekte können Förderanträge bei Stiftungen oder Förderprogrammen (z. B. Zweckerfüllungsfonds Flüchtlingshilfen der Diözese Rottenburg-Stuttgart) gestellt werden. Zu einer stabilen Finanzbasis beitragen können auch öffentlichkeitswirksame Aktionen (z. B. Kampagnen, Infostände), die mit Spendenaufrufen kombiniert werden.

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Versicherungen

Ehrenamtliche sind in der Regel unfall- und haftpflichtversichert, die Konditionen variieren je nach Form des ehrenamtlichen Engagements. Ehrenamtliche, die in und für Baden-Württemberg in rechtlich unselbstständigen Strukturen tätig sind, sind über das Land BW haftpflichtversichert. Diese Versicherungsleistung läuft über die Ecclesia Versicherungsdienst GmbH. Eingetragene Vereine müssen selbstständig für die Haftpflichtversicherung der für sie tätigen Ehrenamtlichen sorgen, meist erfolgt dies über eine Vereinshaftpflichtversicherung. Bezüglich des Unfallschutzes ist für alle Ehrenamtlichen in Baden-Württemberg (ob sie in Vereinen organisiert sind oder nicht) die Unfallkasse BW zuständig.